5 Tips Menjadi EO yang Sukses

dance-971082_1920

 

Pembaca semua pasti sudah pernah mengikuti seminar, kursus, pelatihan dan sebagainya. Di balik acara tersebut, ada yang namanya Event Organizer (EO).

Sebuah Event Organizer (EO) tentu berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan yang terbaik kepada pihak yang memberikan pekerjaan maupun peserta.

Nah, tentunya dibalik kesuksesan acara yang diselenggarakan oleh EO tersebut, ada faktor-faktor kunci keberhasilannya. Diantaranya adalah narasumber yang kompeten, lokasi yang menarik, akomodasi yang oke, seminar kits, panduan dan sebagainya.

Pengalaman saya sebagai peserta seminar atau pelatihan di skala lokal, nasional maupun internasional sering mencatat hal-hal apa saja yang menjadi keinginan peserta. Siapa tahu nantinya saya menjadi pemilik EO juga :).

Nah, oleh karena itu blog kesayangan Anda ini akan memberikan 5 tips menjadi EO yang sukses, dari sudut pandang peserta.

Apa saja tipsnya?

Mari kita lanjutkan.

1. Narasumber

Narasumber adalah daya tarik utama. Peserta akan berduyun-duyun mendaftar pada sebuah acara karena seorang narasumber. Narasumber yang sudah terbukti keberhasilnya akan menjadi trainer yang akan selalu diburu oleh peserta.

Narasumber yang dihadirkan adalah orang yang sudah terbukti. Misalnya topik yang diusung adalah tentang peluang usaha, maka narasumbernya adalah orang sudah mempunyai bukti bahwa upaya yang dilakukannya berhasil. Atau seminar tentang review sebuah buku, maka narasumber yang membahasnya adalah ahli yang mempunyai bidang keahlian dalam buku tersebut.

Hal yang sangat disenangi oleh peserta adalah bisa lebih dekat dengan narasumber. EO menangkap pesan ini dengan memberikan kesempatan peserta untuk berfoto bersama dengan nara sumber. Bisa juga peserta mendapatkan hadiah buku limited edition dari narasumber khusus untuk peserta yang hadir atau bisa mendapatkan konsultasi gratis setelah pelatihan.

Oleh karena itu, EO harus memastikan bahwa narasumber yang hadir adalah orang yang sudah dijanjikan saat iklan acara disebar. Akan sangat mengecewakan peserta apabila narasumber yang hadir adalah orang yang berbeda. Ingat sekali lagi, peserta hadir karena nama besar narasumber.

2. Lokasi

Salah satu daya tarik sebuah seminar atau pelatihan adalah lokasi tempat penyelenggarannya. Lokasi bisa sebuah kota, bisa juga tempat penyelenggaraannya.

Umumnya, peserta akan lebih senang apabila kota tempat pelaksanaan seminar adalah merupakan destinasi wisata. Artinya, sebelum atau setelah seminar, peserta bisa menikmati kota wisata dan membeli oleh-oleh untuk rekan kerjanya.

Bila berbicara tentang tempat pun, bisa memberikan kebanggaan tersendiri bagi peserta. Misalnya acaranya diselenggarakan di sebuah hotel yang terkenal dengan kesuksekan menggelar event-event pasti menjadi daya tarik tersendiri.

Oleh karena itu, seperti halnya kehadiran seorang narasumber, EO harus memastikan bahwa tidak ada perubahan rencana lokasi penyelenggaran seminar. Akan sangat merepotkan peserta yang berasal dari luar daerah, bila ada perubahan lokasi. Kecuali perubahan terjadi karena adanya Force Majeure.

3. Akomodasi
Akomodasi yang dimaksud dalam tulisan ini adalah berupa makanan ringan dan minuman saat coffee break maupun makan berat seperti makan siang/makan m

alam.

Coffee break dibuat sekitar 15 menit, yang ada diantara jeda satu materi dengan materi berikutnya. Nah, kebiasaan peserta adalah, saat break inilah mereka membangun sebuah network dengan peserta lain. Oleh karena, waktu yang tersedia tersebut harus diatur sedemikian rupa oleh EO. Jangan sampai waktu yang tersedia bagi peserta habis karena lokasi untuk menikmati break jauh dari ruangan seminar ataupun antrian yang panjang.

Sama halnya dengan saat makan siang, penempatan atau pengaturan posisi makanan yang disajikan diatur sedemikian rupa. Penempatan beberapa meja atau ragam makanan yang disajikan sebagai salah satu upaya memecah antrian.

Untuk ragam makanan, ada catatan khusus nih. EO bisa mengkondisikan hal ini, misalnya dengan menyediakan makanan yang menjadi khas suatu tempat. Sebagai alternatif, disediakan ragam kuliner yang menjadi ciri khas sebuah kota. Misalnya lokasi seminar diadakan di kota Palembang, maka EO bisa menyediakan beragam pempek sebagai makanan ringan dan ragam pindang untuk makanan beratnya.

4. Seminar Kits

Nah, setiap kali saya mengikuti seminar atau pelatihan, saya sering berdebar-debar mengecek isi goodies bag. Ada keasyikan tersendiri apabila seminar kits yang diterima sangat kita sukai. Dijamin, seminar kits yang oke banget bakal bikin ngiri kawannya deh :).

Seminar kits yang diberikan kepada peserta banyak ragamnya, ada ballpoint, buku catatan, sebuah buku, flashdisk dalam bentuk gelang ataupun kartu, kartu peserta eksklusif, voucher, buku panduan, login password dan sebagainya. Siapa yang menyangka, setiap peserta seminar atau pelatihan sekembalinya ke tempat masing-masing sering ngobrol tentang seminar kitsĀ yang diterimanya.

Tentunya seminar kits yang disiapkan panitia sesuai dengan tema seminar. Misalnya tentang pelatihan yang membutuhkan hitung-hitungan, maka salah satu seminar kits nya adalah kalkulator ukuran kecil atau sedang. Atau seminar yang membutuhkan peserta untuk membuat corat-coret sebuah peta konsep sehingga kreatifitasnya muncul, maka seminar kits berupa kertas kosong tidak bergaris akan sangat membantu.

Karena setiap seminar mempunyai ciri kekhasannya masing-masing, maka hal itu harus ditunjukan dalam seminar kits. Berikanlah seminar kits yang memberikan identitas bahwa peserta pernah mengikuti sebuah seminar dengan topik tertentu. Hal ini akan menjadi bentuk pemasaran apabila peserta kembali ke tempatnya masing-masing. Sebagai saran, seminar kits yang diberikan kepada peserta jangan yang mudah ditemukan di pasaran.

5. Guide

Nah, tips yang kelima ini walaupun terlihat sepele, namun perannya sangat penting. Guide di sini diartikan sebagai panitia yang membantu peserta untuk memberikan informasi atau bisa juga penunjuk arah. Petunjuk arah untuk ke toilet, lokasi makan siang atau malam, mushola, lokasi parkir, lift dan sebagainya.

hosting murah

Keberadaan guide sangat membantu peserta. Bentuk bantuan pun banyak ragamnya. Bisa dalam bentuk meja informasi, peta lokasi, tanda-tanda penunjuk arah, ataupun panitia yang selalu stand by memberikan arah pada peserta yang membutuhkannya. Di sela-sela acara, MC pun bisa memberikan informasi tambahan tentang lokasi-lokasi.

Apabila guide atau tanda-tanda tidak ditemukan, tentu akan menyulitkan peserta. Tidak semua peserta mengenal dengan baik lokasi di area seminar. Bisa saja terjadi, hanya sekedar mencari toilet, seorang peserta bisa mencari kesana kemari karena ketiadaan tanda atau panitia tempat bertanya.

Bila hal tersebut terjadi, bisa terjadi peserta akan komplain kepada panitia. Karena hal tersebut mengganggu kelancaran peserta dalam mengikuti seminar atau pelatihan. EO pun harus tanggap terhadap hal ini, sehingga tidak terjadi masalah atau konflik antara peserta dan panitia.

Tips-tips tersebut apabila dilakukan oleh EO dengan baik, bukan tidak mungkin akan menghasilkan efek luar biasa. EO pun akan dikenal dengan baik oleh peserta. Apapun jenis seminarnya, karena sudah mempunyai kepercayaan pada EO, peserta pun akan berbondong-bondong untuk mendaftar.

Demikian 5 Tips Sukses menjadi EO Seminar yaitu narasumber, lokasi, akomodasi, seminar kits dan guide.

Semoga bermanfaat.
Gambar : pixabay

Screenshot_2017-12-03-16-28-58-1

Berlangganan dan Download Ebook Gratis

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *